Persónuvernd

Persónuverndarstefna þessi er sett í samræmi við ákvæða laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga (hér eftir „persónuverndarlögin“) sem og ákvæði reglugerðar Evrópuþingsins og ráðsins (ESB) nr. 2016/679 frá 27. apríl 2016. Persónuverndarstefna nær til allrar starfsemi Borgarlögmanna sf, kt. 610111-1810, Síðumúla 25, 108 Reykjavík (hér eftir „Borgarlögmenn“ eða „lögmannsstofan“). 

1. TILGANGUR OG MARKMIÐ

Borgarlögmenn leggja áherslu á að tryggja trúnað og öryggi þeirra persónuupplýsinga sem lögmannsstofan vinnur með á hverjum tíma og er persónuverndarstefnu þessari ætlað að tryggja það. Persónuverndarstefnu þessari er ætlað að upplýsa viðskiptamenn Borgarlögmanna um hvaða persónuupplýsingar lögmannsstofan safnar, skráningu þeirra upplýsinga, varðveislutíma slíkra upplýsinga, með hvaða hætti lögmannsstofan nýtir slíkar upplýsingar (vinnsla þeirra), hverjir hafi aðgang að þeim upplýsingum, miðlun upplýsinganna og hvaða réttindi viðskiptamenn hafa með tilliti til þeirra persónuupplýsinga er lögmannsstofan hefur um viðkomandi viðskiptamann.

2. UMFANG PERSÓNUVERNDARSTEFNU ÞESSARAR

Persónuverndarstefna þessi nær til allra persónuupplýsinga er varðar þá einstaklinga sem eru viðskiptamenn lögmannsstofunnar, þá einstaklinga sem hafa samband við lögmannsstofuna og þá tengiliði sem koma fram fyrir hönd lögaðila sem eru viðskiptamenn lögmannsstofunnar, sem og aðra tengiliði (hér eftir „viðskiptamenn“). Persónuverndarstefnan nær því einungis til einstaklinga en ekki lögaðila.

Persónuupplýsingar í skilningi stefnu þessarar eru, í samræmi við 2. tl. 1. mgr. 3. gr. persónuverndarlaga, hvers kyns upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling, en einstaklingur telst persónugreinanlegur ef unnt er að persónugreina hann, beint eða óbeint, svo sem með tilvísun í auðkenni eins og nafn, kennitölu, staðsetningargögn, netauðkeppni o.fl. Gögn sem eru ópersónugreinanleg teljast ekki persónuupplýsingar. 

Borgarlögmenn munu gæta þess að persónuverndarstefna þessi sé ávallt í samræmi við gildandi kröfur þar um. 

3. HVAÐA PERSÓNUUPPLÝSINGAR SAFNA BORGARLÖGMENN?

Borgarlögmenn safna og varðveita ýmsar persónuupplýsingar um viðskiptamenn sína og tengiliði sína, sé um lögaðila að ræða, í þeim tilgangi að veita viðkomandi aðilum ráðgjöf og lögmannsþjónustu. 

Sé viðskiptamaður Borgarlögmanna einstaklingur er safnað upplýsingum um nafn, lögheimili, símanúmer, netfang, kennitölu og reikningsupplýsingar viðkomandi einstaklings. Í einstaka tilvikum er jafnframt safnað upplýsingum um lánshæfi.

Sé viðskiptamaður Borgarlögmanna lögaðili er safnað upplýsingum um nafn, símanúmer, starfstitil, vinnustað og netfang þess tengiliðs er kemur fram í samskiptum milli umrædds viðskiptamanns og Borgarlögmanna.

Borgarlögmenn kunna að afla upplýsinga um stjórnmálaleg tengsl einstaklinga í áhættuhópi í skilningi laga um aðgerðir gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka („peningaþvættislög“), en til áhættuhóps teljast þeir einstaklingar sem eru eða hafa verið háttsettir í opinberri þjónustu, nánasta fjölskylda þeirra og einstaklingar sem vitað er að eru nánir samstarfsmenn þeirra.

Auk framangreindra upplýsinga kunna Borgarlögmenn einnig að safna og vinna aðrar upplýsingar sem viðskiptamenn eða forsvarsmenn/tengiliðir viðskiptamanna láta lögmannsstofunni sjálfir í té sem og upplýsingar sem eru lögmannsstofunni nauðsynlegar til að veita þá þjónustu sem óskað er eftir. Sem dæmi um slíkar upplýsingar eru upplýsingar um tjónsatburði, fjármál, ljósmyndir, myndbandsupptökur, tölvupóstsamskipti, upplýsingar um kynþátt, þjóðernislegan uppruna, stjórnmálaskoðanir, trúarbrögð, aðild að stéttarfélagi, heilsufarsupplýsingar o.fl. Vinnsla slíkra upplýsinga fer einungis fram á grundvelli lögmætra hagsmuna lögmannsstofunnar vegna þeirra þjónustu er óskað er eftir frá Borgarlögmönnum. 

Að meginstefnu til afla Borgarlögmenn persónuupplýsinga beint frá viðskiptamanni eða tengilið hans. Upplýsingar kunna þó jafnframt að koma frá þriðja aðila, s.s. þjóðskrá Íslands, Skattinum, Creditinfo, Keldunni, sýslumannsembættum, stjórnvöldum, dómstólum, þjónustuveitendum viðskiptamanna, gagnaðilum og öðrum lögmönnum. Þá kann persónuupplýsinga að vera safnað af internetinu, bæði af ýmsum heimasíðum, samfélagsmiðlum og gagnabönkum. Sé persónuupplýsinga aflað frá þriðja aðila í öðrum tilvikum mun lögmannsstofan leitast við að upplýsa viðskiptavini sína um slíkt.

Það skal áréttað að veiting umræddra persónuupplýsinga er ávallt valkvæð af hálfu viðskiptamanns en getur þó haft áhrif á þá þjónustu er lögmannsstofan veitir.

4. UPPLÝSINGASÖFNUN Á HEIMASÍÐU LÖGMANNSSTOFUNNAR

 Borgarlögmann safna upplýsingum í gegnum heimasíðu lögmannsstofunnar, www.borgarlogmenn.is, en um er að ræða upplýsingar um staðsetningu viðkomandi notenda, tegund vafra, tegund tækis sem heimasíðan er skoðuð úr og aðrar upplýsingar sem nauðsynlegar eru til að meta umferð í gegnum heimasíðuna. Umræddar upplýsingar eru ekki persónugreinanlegar.

Umferð um heimasíðu lögmannsstofunnar er mæld með Google Analytics en þær upplýsingar eru ekki persónurekjanlegar. Tilgangur mælinganna er að afla upplýsinga um notkun og eru aðeins aðgengilegar lögmannsstofunni nafnlausar tölulegar upplýsingar um heimsóknir á heimasíðuna.

5. TILGANGUR VARÐVEISLU OG VINNSLU PERSÓNUUPPLÝSINGA

Borgarlögmenn safna og vinna persónuupplýsingar einungis í þeim tilgangi að geta veitt þá þjónustu er viðskiptamaður óskar eftir. Persónuupplýsingarnar eru aðeins unnar í skýrum tilgangi í samræmi við persónuverndarlög og stefnu þessa.

Vinnsla Borgarlögmanna á persónuupplýsingum fer ávallt fram á grundvelli samnings við viðskiptamann, á grundvelli fyrirmæla í lögum eða reglum, á grundvelli lögmætra hagsmuna lögmannsstofunnar eða á grundvelli upplýsts samþykkis viðskiptavinar.

Ef viðskiptamaður hefur veitt samþykki fyrir vinnslu persónuupplýsinga í tilteknum tilgangi hefur viðskiptamaður ávallt heimild til að afturkalla slíkt samþykki. Slík afturköllun samþykkis hefur þó ekki áhrif á lögmæti þeirrar vinnslu sem fór fram á grundvelli samþykkisins fyrir afturköllunina.

6. VARÐVEISLA PERSÓNUUPPLÝSINGA

Borgarlögmenn varðveita allar þær persónuupplýsingar sem lögmannstofan hefur safnað á öruggan hátt og í samræmi við gildandi lög og reglur hverju sinni.

Borgarlögmenn varðveita persónuupplýsingar eins lengi og nauðsynlegt er til að uppfylla tilganginn með söfnun þeirra, enda sé varðveislan ávallt í málefnalegum tilgangi. Gögn viðskiptamanna eru flokkuð eftir stöðu mála, þ.e. hvort þau séu opin eða þeim lokað og hvort umrædd mál eru rekin fyrir dómstólum eða utan þeirra. 

Allar persónuupplýsingar eru varðveittar að jafnaði ekki lengur en 5 ár frá því máli var lokað nema ríkari skyldur hvíli á lögmannsstofunni samkvæmt lögum eða ef málefnaleg ástæða er fyrir áframhaldandi varðveislu þeirra. 

Bókhaldsgögn eru varðveitt í samræmi við lög um bókhald nr. 145/1994, en samkvæmt þeim ber að varðveita bókhaldsgögn í sjö ár frá lokum viðkomandi bókhaldsárs.

7. MIÐLUN PERSÓNUUPPLÝSINGA

Borgarlögmenn leggja ríka áherslu á að persónuupplýsingar séu ávallt varslaðar með ábyrgum hætti og að þær séu ekki aðgengilegar öðrum aðilum en starfsfólki lögmannsstofunnar.

Borgarlögmenn kunna og áskilja sér rétt til að miðla persónuupplýsingum til þriðja aðila, svo sem samstarfsaðila, aðila sem kröfum viðskiptamanns er beint að eða þeim aðila sem beinir kröfum sínum að viðskiptamanni Borgarlögmanna. 

Persónuupplýsingum er miðlað til þriðja aðila sem veita lögmannsstofunni upplýsingatækniþjónustu og aðra þjónustu sem er hluti af rekstri lögmannsstofunnar. Þessir aðilar kunna að vera staðsettir utan evrópskra efnahagssvæðisins en slík miðlun mun þó einungis fara fram ef miðlunin er heimil á grundvelli viðeigandi persónuverndarlöggjafar, s.s. á grundvelli staðlaðra samningsskilmála, samþykki viðskiptamanns eða auglýsingar Persónuverndar um að ríki það sem viðkomandi þjónustuveitandi er staðsettur í veiti persónuupplýsingum fullnægjandi vernd.

Persónuupplýsingar geta jafnframt verið afhentar þriðja aðila ef slík skylda hvílir á lögmannsstofunni á grundvelli laga, reglna eða samkvæmt úrskurði dómara.

8. RÉTTINDI EINSTAKLINGA

Einstaklingar eiga ávallt rétt á því að fá upplýsingar um hvort Borgarlögmenn vinni persónuupplýsingar um viðkomandi aðila. Þá á einstaklingur ávallt rétt á því að fá aðgang að þeim persónuupplýsingum og upplýsingar um hvernig vinnslunni er hagað, tilgang hennar, heimild fyrir vinnslu og upplýsingar um varðveislutíma upplýsinga. 

Við ákveðnar aðstæður getur einstaklingur óskað þess að persónuupplýsingum um hann sé eytt, t.a.m. þegar varðveisla upplýsinganna er ekki lengur nauðsynleg miðað við tilgang vinnslunnar eða vegna þess að samþykki viðkomandi fyrir vinnslunni hefur verið afturkallað og engin önnur heimild liggur til grundvallar henni. Einstaklingur á rétt á því að röngum persónuupplýsingum um hann sé breytt eða að óáreiðanlegar upplýsingar séu leiðréttar. 

 Einstaklingur getur óskað þess að vinnsla persónuupplýsinga verði takmörkuð, t.a.m. ef viðkomandi einstaklingur óskar þess að persónuupplýsingar hans verði áfram varslaðar en vinnslu þeirra hætt. 

Einstaklingur getur andmælt vinnslu persónuupplýsinga sem fer fram á grundvelli lögmætra hagsmuna. Borgarlögmenn svara andmæla innan 14 daga frá móttöku andmæla. Synjun má kæra til Persónuverndar.

Réttindi einstaklings samkvæmt ákvæði 8.1-8.3. eru ekki fortakslaus. Ef upp koma aðstæður þar sem Foss lögmenn getur ekki orðið við beiðni einstaklings munu Borgarlögmenn svara því innan 14 daga frá því beiðni þar um berst lögmannsstofunni þar sem útskýrt verður hvers vegna ekki sé hægt að verða við beiðninni.

9. SAMSKIPTI VEGNA PERSÓNUVERNDARSTEFNU ÞESSARAR

 Vilji viðskiptamenn fá nánari upplýsingar um eða nýta sér réttindi sín samkvæmt stefnu þessari er þeim bent á að hafa samband við Pál Eiríksson, pall@pallborgarlogmennis eða í síma 520 4100, en Páll hefur eftirlit með fylgni við þessa persónuverndarstefnu. 

 Komi upp ágreiningur um meðferð Borgarlögmanna á persónuupplýsingum viðskiptamanns er unnt að senda kvörtun til Persónuverndar á netfangið postur@personuvernd.is eða með því að senda bréfpóst til Persónuverndar, Rauðarárstíg 10, 105 Reykjavík. Nánari upplýsingar um kvörtun til persónuverndar má finna á heimasíðu stofnunarinnar, www.personuvernd.is.

10. BREYTINGAR OG ENDURSKOÐUN

Borgarlögmenn áskilja sér rétt til að breyta persónuverndarstefnu þessari eftir því sem þurfa þykir. Allar breytingar sem kunna að verða gerðar á stefnunni taka gildi eftir að uppfærð útgáfa hefur verið birt á heimasíðu lögmannsstofunnar.

Ef þú ert í vafa um það hvernig stefna þessi varðar þig, vinsamlega hafðu samband við okkur til að fá frekari upplýsingar.

Persónuverndarstefna þessi var uppfærð þann 30. nóvember 2022.